Dienstreise im Überblick

Wer im Auftrag seines Chefs auf Dienstreise unterwegs ist, kann - sofern dies in Kollektivverträgen oder Dienstverträgen geregelt ist - die entstehenden Kosten verrechnen.

Bei Detailfragen wenden Sie sich an unsere Rechtsexperten.

Allgemeines zur Dienstreise

Wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers eine Dienstreise macht, entstehen ihm in der Regel zusätzliche Kosten (z.B. für Mittagessen, Benzin, Nächtigung etc.).

Zumeist gibt es insbesondere in Kollektivverträgen und Arbeitsverträgen Vereinbarungen über den in diesen Fällen zu ersetzenden Reiseaufwand (Mittagessen, Abendessen, Nächtigung,..) bzw. die Reisekosten (Bahnfahrkarte, Kilometergeld,..).

Bei diesen Vereinbarungen wird zumeist ein Pauschalsatz (z.B. Tagesgeld, Nächtigungsgeld) festgelegt, mit dem sämtliche Spesen abgegolten sind. Manchmal wird auch ein Entgelt in solcher Höhe vereinbart, dass damit auch die Reisespesen mitabgegolten sind.

Bestehen keine derartigen Vereinbarungen, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz der durch die Dienstreise tatsächlich verursachten Kosten - allerdings nur soweit sie als notwendig und nützlich anzusehen sind. Diese Regelung verursacht aber vielfach Schwierigkeiten (Wie können die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden? Waren die verursachten Kosten überhaupt notwendig?).

Wenn auf das Arbeitsverhältnis ein Kollektivvertrag anzuwenden ist, sollten Sie daher jedenfalls in diesen Einsicht nehmen. Darin sind unter den Begriffen "Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung, Trennungsgeld, Landzulage, ..." oft solche Vereinbarungen zum Reisespesenersatz enthalten.

Leasingfirmen

Wenn Ihr Arbeitgeber eine Leasingfirma (=Überlasser) ist und Sie von diesem an ein anderes Unternehmen (= Beschäftiger) zur Beschäftigung überlassen sind, sollten Sie unbedingt eine gesonderte schriftliche Vereinbarung über den Reisespesenersatz treffen. Eine derartige Vereinbarung kann auch in der Überlassungsmitteilung, auf die Sie einen gesetzlichen Anspruch haben, festgehalten werden.

Ein auf den Beschäftigerbetrieb allenfalls anzuwendender Kollektivvertrag findet im Hinblick auf den Reisespesenersatz nämlich auf Sie (auch wenn Sie in diesem Betrieb tatsächlich Ihre Arbeit verrichten) keine unmittelbare Anwendung. Sie können allerdings vereinbaren, dass die in diesem Kollektivvertrag enthaltenen Regelungen auch für Sie gelten.

Wenn Sie keine Vereinbarung treffen, haben Sie nur Anspruch auf Ersatz der durch die Dienstreise tatsächlich verursachten Kosten - soweit sie als notwendig und nützlich anzusehen sind. Eine Regelung, die vielfach Schwierigkeiten bringt: Wie kann das nachgewiesen werden?

Auslandsdienstreisen

Oft beziehen sich die in Kollektivverträgen, Arbeitsverträgen, ... enthaltenen Vereinbarungen zum Reisespesenersatz nur auf Inlandsdienstreisen.

Wenn Sie daher nicht bereits vor Antritt der Auslandsdienstreise eine gesonderte Vereinbarung treffen, können Sie nur tatsächliche Kosten - soweit notwendig und nützlich - verrechnen.

AK-Tipp:
Da diese Regelung sehr schwammig ist, treffen Sie mit Ihrem Arbeitgeber unbedingt vor Reiseantritt eine Vereinbarung über Kostenersätze.

In manchen Vereinbarungen bezüglich Reisespesenersatz bei Auslandsdienstreisen wird auf die in der Reisegebührenvorschrift für Bundesbedienstete aufgelisteten Tages- und Nächtigungsgelder verwiesen oder eine Orientierung an diesen empfohlen.

Die aktuellen Sätze für die einzelnen Länder haben wir für Sie als Download-Datei (siehe Infobox) vorbereitet.