Dienstreisekosten
Aufwendungen für Dienstreisen
... können unter bestimmten Voraussetzungen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Als Reisekosten gelten alle Aufwendungen, die unmittelbar mit einer Dienstreise in Zusammenhang stehen, das sind Verpflegungs-, Nächtigungs- und Fahrtkosten.
Da ein Nachweis über Mehrkosten, die bei einer Dienstreise anfallen, nicht immer erbracht werden kann, sind im Einkommensteuergesetz Pauschalsätze festgelegt.
Die Dienstgeber zahlen meist niedrigere Sätze, weil sie durch Kollektivvertrag oder Einzelvereinbarung nicht zu mehr verpflichtet sind.
In diesem Fall können Sie den Differenzbetrag zwischen den steuerfrei ausbezahlten Ersätzen des Dienstgebers und den nachfolgend angeführten Pauschalsätzen im Wege der Arbeitnehmer-Veranlagung als Werbungskosten geltend machen.
Verpflegungskosten
Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:
- Dauer der Dienstreise länger als drei Stunden,
- Entfernung mehr als 25 Kilometer und
- kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit darf vorliegen.
Ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht, wenn der Steuerpflichtige für längere Zeit am gleichen Einsatzort (Gemeinde), im gleichen Einsatzgebiet (z.B. Bezirk) oder bei Fahrtätigkeit auf gleichbleibenden Routen tätig ist.
Sind Sie für einen längeren Zeitraum durchgehend oder regelmäßig (z.B. 1 x pro Woche) am neuen Einsatzort tätig, können
Sind Sie unregelmäßig am neuen Einsatzort, dann werden die ersten 15 Tage im Kalenderjahr steuerlich als Dienstreise angesehen.
Pauschalsätze für Inland und Ausland
Treffen die Voraussetzungen zu, so können Sie nachstehend angeführte Verpflegungspauschalsätze - abzüglich der vom Arbeitgeber steuerfrei ausbezahlten Beträge als Werbungskosten geltend machen.
Pauschalsätze für Dienstreisen: Ausland und Inland ab Juli 2008 (pdf/116 kb)
Die volle Tagesgebühr gilt für 24 Stunden. Beträgt der Auslandsaufenthalt länger als drei Stunden, so wird für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des Tagesgeldes, höchstens der volle Satz als Werbungskosten anerkannt.
Wird im Ausland nach fünf Tagen (durchgehend) bzw. 15 Tagen (unregelmäßig wiederkehrend) ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet, kann aufgrund des Kaufkraftunterschiedes ein beruflich bedingter Verpflegungsmehraufwand anfallen. In diesem Fall kann der Differenzbetrag zwischen dem Inlandstagesatz und dem höheren Auslandstagesatz als Werbungskosten abgesetzt werden.
Beispiel
Ein Arbeitnehmer ist für 2 Wochen zur Fortbildung in Deutschland. Für die ersten 5 Tage können Taggelder von täglich 35,3 € (Tagsatz für Deutschland) beantragt werden. Ab dem sechsten Tag wird ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet. Daher werden für die restlichen Tage nur mehr 8,90 € berücksichtigt: 35,3 (Satz Deutschland) minus 26,40 (Satz Österreich) = 8,90.
Nächtigungskosten
Muss anlässlich einer Dienstreise auswärts genächtigt werden, können die Kosten dafür - abzüglich der vom Arbeitgeber steuerfrei ausbezahlten Ersätze - steuerlich geltend gemacht werden.
Nächtigungspauschale im Inland
Ist eine Nächtigung notwendig (über 120 km) kann ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten innerhalb Österreich für fünf Arbeitstage ein Nächtigungspauschale von 15 € geltend gemacht werden.
Dauert die Dienstreise länger als 5 Arbeitstage bzw. fallen höhere Kosten an, werden die tatsächlichen Kosten (Beleg) anerkannt.
Kein Anspruch besteht, wenn der Arbeitgeber ein Quartier (inklusive Frühstück) zur Verfügung stellt und somit für den Arbeitnehmer keine Kosten anfallen.
Fallen jedoch Kosten für das Frühstück an (z.B. LWK-Fahrer übernachtet in der Schlafkabine seines LKWs), werden im Inland € 4,4 pro Nacht und im Ausland € 5,85 pro Nacht als Werbungskosten anerkannt. Nachgewiesene Kosten für das Frühstück können immer in voller Höhe abgesetzt werden.
Fahrtkosten
Ein Anspruch auf steuerliche Berücksichtigung der Fahrtkosten besteht unabhängig davon, ob die Voraussetzungen für die Anerkennung von Verpflegungskosten gegeben sind (z.B. auch bei Dienstreisen unter 3 Stunden oder unter 25 Kilometern).
Pauschalsatz
Benützt der Arbeitnehmer das eigene Auto für die Dienstreise, können ab 1.7.2008 0,42 €, pro gefahrenem Kilometer beantragt werden. Höchstens aber für 30.000 Kilometer im Jahr.
Zu beachten ist, dass der steuerfreie Kostenersatz des Arbeitgebers in voller Höhe abzuziehen ist.
